5 étapes clés pour choisir vos laboratoires sous-traitants.

Une très grande majorité des industriels de l'agro-alimentaire a recours à des laboratoires sous-traitants pour une partie ou pour la totalité de leurs  analyses de contrôle. Comment choisir ses laboratoires, sur quels critères et comment créer un vrai réseau ?

Sommaire :

1) Dans quels cas envisager la sous-traitance ?

2) Choisir les laboratoires sous-traitants ? Quelles sont les 5 étapes ?

3) Créez un partenariat avec vos laboratoires !

4) Quels sont les avantages clés de la sous-traitance ?

5) Faites de votre réseau de sous-traitants une force !

Les services Qualité se confrontent ces dernières années à une augmentation des contrôles en lien avec la sécurité sanitaire des aliments, ainsi qu' à une forte diversité des types d'analyses à réaliser : analyses de microbiologie, de contaminants chimiques, d’authenticité etc.

Il existe beaucoup de laboratoires de prestations analytiques, certains sont assez généralistes, quand d’autres au contraire sont très spécialisés.

Dans quels cas envisager la sous-traitance des analyses ?

Il existe plusieurs cas de figures qui peuvent amener à envisager la sous-traitance des analyses.

Il peut s'agir d'abord du manque de ressources internes : si votre entreprise ne dispose pas des équipements, des compétences techniques ou du personnel qualifié nécessaires pour effectuer les analyses requises, la sous-traitance est une solution indispensable.

Ensuite, le besoin d'expertise  : certains types d'analyses nécessitent une expertise spécifique qui peut être difficile à développer en interne. Dans de tels cas, il est préférable de faire appel à des laboratoires spécialisés qui ont l'expérience et les connaissances dans le domaine.

Besoins ponctuels ou saisonniers : si vous avez des besoins en analyses pouvant être occasionnels ou saisonniers, il est intéressant de sous-traiter les analyses plutôt que d'investir dans des équipements coûteux qui seraient difficilement rentabilisés. Vous pouvez également faire face à un pic d'activité que votre laboratoire interne ne peut pas absorber.

Réduction des coûts : la sous-traitance des analyses est souvent moins coûteuse qu'en interne, surtout si on tient compte des coûts liés à l'acquisition et à la maintenance des équipements, au recrutement et à la formation du personnel, aux charges indirectes et surtout à votre volume d'échantillons à tester !

Objectivité et d'indépendance : faire appel à un laboratoire externe pour effectuer les analyses peut apporter un "poids supplémentaire" à vos résultats. C'est primordial pour être sur les rails de la conformité réglementaire et de vos spécifications , mais surtout bien sûr, vis à vis de vos clients !

Choisir vos laboratoires sous-traitants en 5 étapes ?

Définissez clairement vos besoins et vos exigences, car en tant qu’industriel vous avez une obligation à vendre des produits sûrs. La réalisation d’analyses par un tiers ne vous dégage pas de certaines responsabilités vis-à-vis du choix du laboratoire que vous sélectionnez.

1- Identifiez les produits ou les types de produit à contrôler.

Ce sont les contrôles de vos produits et matières premières qui vont conditionner les analyses à réaliser en fonction :

• De l’impact en termes de sécurité sanitaire (votre étude des dangers et des risques)
• De la règlementation
• De vos garanties et spécifications
• De vos cahiers des charges clients.

2 -Définissez les analyses à réaliser

Il faut choisir les méthodes, normes ou les référentiels techniques des analyses à réaliser ainsi que les spécifications (règlementaires ou internes)

• Choisissez consciencieusement les normes sur lesquelles vous appuyer (par ex : les Escherichia coli peuvent être analysées différemment suivant la matrice ( lait ou la viande). Si il existe des normes Afnor, ISO, spécifiquement établies pour des analytes et des matrices... pas de question à se poser il faut foncer !
  

• Portez une attention particulière aux LoQ (Limites de quantification*) pour qu'elles soient en phase avec les spécifications règlementaires en vigueur.
  
  
• Attention aux incertitudes de mesure sur les résultats, est-ce que la méthode fournit une incertitude cohérente vis à vis de ce que vous souhaitez atteindre ?

3- Trouvez un ou plusieurs laboratoires

Certains vous diront qu’une simple recherche google est vaine, mais lorsque les requêtes sont bien menées, vous pourrez trouver des informations intéressantes comme des laboratoires généralistes mais aussi parfois des laboratoires plus confidentiels ou très spécialisés.

Le site du COFRAC www.cofrac.fr permet d’aller « chercher » dans les annexes techniques des laboratoires : des normes, des analyses, des techniques qui peuvent faire remonter certains laboratoires candidats. Par exemple pour la microbiologie alimentaire vous trouverez plusieurs centaines de laboratoires accrédités. Le site de la DGAL fournit aussi des listes de laboratoires agrées, les syndicats interprofessionnels ont aussi des références de laboratoires d’essais à vous communiquer. Demandez également à vos fournisseurs des rapports d’essais obtenus chez des laboratoires prestataires, c’est un bon moyen d’étoffer votre propre liste.😉

4-Sélectionnez vos laboratoires

Lorsque vous avez identifié votre pool de laboratoires, ce n’est pas fini !

Le laboratoire réalise-t-il les analyses dont vous avez besoin selon les normes requises ? Il a peut-être mis en place des méthodes alternatives et validées plus rapides, peut-être même accréditées. Vérifiez que le laboratoire soit en mesure de vous aiguiller sur certaines normes à utiliser, nouvelles méthodes plus en phase avec votre matrice etc. Testez un peu sa capacité à vous accompagner dans le futur !

Demandez un listing le plus complet possible pour pouvoir aussi référencer ce laboratoire sur d’autres analyses. Vérifiez si le laboratoire est accrédité par le COFRAC sur le référentiel NF EN ISO 17025, et quelles analyses sont couvertes par l’accréditation.

L’accréditation est sans conteste la preuve ultime de la compétence d’un laboratoire à réaliser certains tests. D’ailleurs, si le laboratoire est accrédité, cela peut vous éviter énormément de vérifications par la suite.

La matrice que vous testez rentre-t-elle dans le champ d’accréditation ? Demandez si cette matrice est connue et si elle a déjà fait l’objet d’analyses particulières. Si ce n'est pas le cas, il faudra peut-être valider la méthode sur cette nouvelle matrice particulière.

Quelle est la proximité géographique du laboratoire ? Comment s'organise la logistique des échantillons et quels seront les délais ? Ces points peuvent être très important pour les analyses de microbiologie par exemple. La proximité permet d’envoyer des échantillons urgents en analyse, le laboratoire peut d'ailleurs prévoir des passages pour récupérer directement des colis chez vous.

Quel sont les niveaux d’engagement du laboratoire en termes de rendu de résultats ? Est-ce que cela va coller avec vos exigences libératoires ?

Comment seront rendus les résultats d’analyses ? Demandez un exemple de rapport d’essai; l’incertitude de l’analyse, la LoQ (limite de quantification), la LoD (limite de détection**) seront-elles rendues systématiquement ? Comment seront présentés les résultats ? Seront-ils compréhensibles et interprétables par votre personnel : pensez par exemple aux PCDD/F et PCB's !

Le laboratoire soustraite-t-il lui-même certaines analyses ? Si c'est le cas il faut que puissiez être au courant, les organismes d'accréditation comme le COFRAC, exige que la mention apparaisse à minima sur le rapport d'essai.

Et enfin, quels sont les prix pour les analyses sélectionnées ? Evidemment le nerf de la guerre, mais attention à ne pas positionner ce critère en début de liste !

5- Référencez vos laboratoires en fonction des types d'analyses

Si votre première étude met en évidence plusieurs type de laboratoires, alors classez-les dans un premier temps en deux grandes familles : 

• Les laboratoires accrédités ISO 17025
• Les laboratoires non-accrédités.

On cherche à avoir le maximum de garanties sur la fiabilité du résultat non ?

Ensuite, répartissez-les en deux autres catégories :

• Les généralistes
• Les spécialisés

Les laboratoires "généralistes" et ce n'est pas  péjoratif, proposent des analyses qui peuvent couvrir différents secteurs comme l'agro-alimentaire, la pharmacie ou la cosmétique, mais également différents domaines d'analyses allant de la microbiologie aux contaminants chimiques en passant par les analyses nutritionnelles.

Les Laboratoires spécialisés proposent par contre une expertise très pointu sur un type de produit (ex: Institut technique des corps gras) ou bien sur un type d'analyse et/ou technique (RMN / isotopie, microbiologie). S'ils sont accrédités, vous aurez plus de chance de trouver votre matrice ou l'analyse couverte par l'accréditation.

3 grands cas s'offrent à vous :

1) Les Laboratoires sont accrédités et vos analyses (matrices) SONT couvertes par l'accréditation

2) Les laboratoires sont accrédités et vos analyses (matrices)  ne SONT PAS couvertes par l'accréditation

3) Les laboratoires non accrédités, évidemment ces derniers devront faire l’objet d’une évaluation et d’un suivi approfondie de votre part. Par exemple, suivent-ils un programme d'essais inter-laboratoires (EIL) pour certaines analyses ? Disposent-ils d'un autre type d'agrément? de certification? Ont-ils un système qualité qui s'appuie sur la norme ISO 17025 ?

En fonction de vos types d'analyses et des risques, référencez certains laboratoires pour des analyses de routine ou pour de l'expertise au regard de vos produits et/ou matrices. 

Ne vous privez JAMAIS de référencer le plus de laboratoires possibles !

Créez un partenariat avec vos laboratoires !

Avant d’entamer un partenariat durable, prenez le temps d’échanger au préalable et longuement s'il le faut, avec les différents interlocuteurs techniques pour évoquer vos contraintes, vos produits, votre process et l’environnement règlementaire dans lequel vous évoluez. 

Essayez aussi de savoir ce que le laboratoire peut offrir ou comment il peut s’adapter si vous avez une non-conformité sanitaire, jusqu’où peuvent-ils vous accompagner ? Un expert peut-il vous aider in-situ ? Il est souhaitable de formuler clairement vos besoins, vos exigences et d’établir un contrat autour de la sous-traitance des analyses.

Pour un partenariat durable, optez pour une communication régulière avec vos sous-traitants. Même si vous ne pourrez pas vous substituer à un évaluateur COFRAC, vous êtes aussi soumis à des exigences et vous devez démontrer que vous avez mis en place des mesures de maitrise et de vérification auprès de vos prestataires. Aussi, définissez un planning annuel d’audits et/ou de visites de vos prestataires stratégiques, ces moments-là sont vraiment l'occasion de tisser des liens forts !

Evaluez chaque année vos laboratoires partenaires, positionnez des KPI’s pour suivre le niveau de qualité de chaque laboratoire, comme les délais, la performance analytique, l’évolution tarifaire, la disponibilité techniques des interlocuteurs, le service client etc..Débriefez régulièrement avec eux vos évaluations pour mettre en place des actions d'amélioration ensemble.

💡  Vos laboratoires sous-traitants font partie intégrante de votre gestion de contrôle !

Créez un partenariat durable et fiable avec vos laboratoires sous-traitants !

Quels sont les avantages clés de la sous-traitance ?

Il y a de nombreux avantages liés à la sous-traitance des analyses de contrôle qualité :

• Le gain de temps possible pour les analyses libératoires
• Un accès direct à l’expertise technique, règlementaire et scientifique peu ou pas disponible en interne.
• La réduction des coûts des analyses, entre ce que vous pourriez internaliser et la concurrence entre laboratoires, le prix d’une analyse de microbiologie peut par exemple varier d’un facteur 10 entre l’interne et l’externe !
• La flexibilité, si vos analyses sont périodiques, ponctuelles ou liées à la saisonnalité cela peut être un "plus" qui évite  en interne l'investissement dans un parc machine.
• L’objectivité, la transparence et le poids de la preuve d’un laboratoire indépendant, surtout si ses compétences sont évaluées et démontrées.

Votre réseau de sous-traitants est une force grâce à CIKLab !

CIKLab vous permet de référencer tous vos laboratoires, de gérer l’ensemble des analyses, méthodes et techniques pour planifier vos contrôles et suivre vos analyses sous-traitées.

Vous pouvez facilement sélectionner plusieurs laboratoires pour une même méthode, choisir un laboratoire référent ou secondaire par exemple. Il devient très simple d'avoir une vue d'ensemble de votre catalogue d'analyses et de sous-traitants.

En gérant facilement un large panel de laboratoires sous-traitants, vous anticipez de futurs besoins et vous démontrez surtout dès maintenant que vos résultats d'analyses sont : fiables, robustes et impartiaux..

💡 Faites de votre réseau de laboratoires la force de vos contrôles !

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